Standardi sisältää sellaisia suosituksia tunnisteiden näyttämisestä ihmisten luettavaksi ja esittämisestä koneiden luettavaksi, jotka on otettava huomioon, kun luodaan tunnisteita ja tunnusnumeroita. Standardissa esitetään myös vaatimuksia tunnisteiden soveltamiselle tietokoneiden ymmärtämässä muodossa kyseisten järjestelmien mukaisesti sekä vaatimukset niiden keskinäiselle tiedonvaihdolle. Lisäksi määritellään lukuisia käsitteitä (esim. tunniste, tunnusnumero, eränumero, versionumero, sarjanumero), joita käytetään yleisesti erityyppisissä teknisissä tuotteissa ja kaupankäynnissä.
Tunnusjärjestelmien ryhmät
Standardissa tunnusjärjestelmät on jaoteltu käyttötarkoituksien mukaan kolmeen ryhmään.
Ryhmän 1 tunnusjärjestelmiä käytetään yksilöimään eri käyttöalueella tai käyttöalueilla ne kohteet joita käytetään niistä vastuussa olevan organisaation sisällä, ja joka liittää yksilöidyn kohteen kyseiseen organisaatioon. Esimerkiksi:
- tuotteiden tai osien tunnusjärjestelmä, jota käytetään tuotetyyppien yksilöimiseen
- tuotesarjojen tunnusjärjestelmä, jota käytetään yksittäisten tuotekappaleiden yksilöimiseen
- dokumenttien tunnusjärjestelmät dokumenttien yksilöimiseksi
- tilausten tunnusjärjestelmä, jota käytetään tilausten/sopimusten yksilöimisessä.
Ryhmän 2 tunnusjärjestelmiä käytetään kaupassa ja logistiikassa. Yleensä niistä vastaavat kansainväliset organisaatiot. Näiden tarkoituksena on yksilöidä eri lähteistä tulevia kohteita maailmanlaajuisen kaupan tarpeisiin ja hakujärjestelmien käytön mahdollistamiseksi. Esimerkiksi:
- myyntiartikkelien tunnusjärjestelmät
- tunnusjärjestelmät pakkauksille, joissa on yksi tai useampia tuoteartikkeleita
- pankkitilien tunnusjärjestelmät.
Ryhmän 3 tunnusjärjestelmien tarkoituksena on liittää yksilöidyt esiintymät tuotteeseen, järjestelmään tai laitokseen, jonka osana ne ovat. Esimerkiksi:
- viitetunnusjärjestelmä, jota käytetään kohteiden yksilöimiseen, ja
- dokumenttien tunnusjärjestelmä, jota käytetään dokumenttien yksilöimiseen.
Yksilöinti ja tunnusnumerot
Yksilöimisen tarkoituksena on varmistaa täsmällinen ja yksitulkintainen viittaaminen.
Viittaaminen on jäljitettävyyden perusedellytys.
Tunniste on kohteelle annettu määre, jonka tarkoituksena on kohteen yksilöiminen.
Tunnusnumeron tärkein vaatimus on, että sen on oltava yksitulkintainen tietyn käyttöalueen sisällä kyseisellä käyttöalueella vakiintuneiden, sovittujen sääntöjen perusteella.
Tunnusjärjestelmän tärkein vaatimus on, että järjestelmän on oltava pysyvä.
Tunnusnumeron ansiosta on mahdollista viitata tiettyyn kohteeseen (tai kohdejoukkoon). Jäljitettävyyden vaatimukset täyttyvät, kun tunnusnumero viittaa dokumenttiin, dokumentaatioon tai kohdetta koskevan metatiedon lähteeseen. Metatiedosta saadaan kohteen kuvaus.
Standardi SFS-EN 62507-1:2011 on julkaistu kaksikielisenä (fi/en) painoksena. Siinä on 110 sivua ja sen hinta on 74 € (alv 0 %). Standardia myy Suomen Standardisoimisliitto SFS ry, puh. 09 1499 3353, sähköposti sales(at)sfs.fi tai verkkokauppa sales.sfs.fi. Lisätietoja antaa Arto Sirviö, SESKOn standardointikomitean SK 3 sihteeri,
puh. 09 6963 954, sähköposti arto.sirvio(at)sesko.fi