SK-komitean kokoukset
SESKOn kokouksiin voivat osallistua SK-komiteoiden jäsenet. Jäsenen ollessa estynyt voi samasta organisaatiosta osallistua sijainen kokoukseen. Sihteeri voi kutsua komiteoiden kokouksiin myös komitean ulkopuolisia asiantuntijoita käsiteltävien asioiden mukaan. Myös SK-komitean toimialaan kuuluvien IEC- tai CENELEC-komiteoiden työryhmien jäseniä voidaan kutsua raportoimaan työryhmän työstä.
SK-komitean sihteeri lähettää sähköpostilla kokouskutsut ja esityslistat vähintään viikkoa ennen kokousajankohtaa.
SESKOn kokouksiin voi osallistua myös etänä Teams-järjestelmällä. Jatkossa kaikki kokouksemme ovat hybridikokouksia.
IEC:n ja CENELECin komiteakokoukset
IEC-komiteoiden kokouksista julkaistaan ennakkoilmoitukset ja kokousten esityslistat kysymyksessä olevan komitean työdokumentteina. Tulevat kokoukset löytyvät myös IEC:n Meeting registration -järjestelmästä, johon on pääsy kaikilla SESKOn SK-komiteoiden ja SR-seurantaryhmien jäsenillä heidän henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan. IEC:n komiteakokouksiin ilmoittaudutaan pelkästään Meeting registration -järjestelmän kautta. Osallistuja täyttää kokousta koskevat tiedot ja SESKOn vastuuhenkilö vahvistaa rekisteröitymisen.
Tieto CENELECin komiteakokouksista saadaan Collaboration Platform -järjestelmän kautta. Asianomaisen komitean dokumenttiarkistoon ilmestyy tulevaa kokousta koskevat rekisteröintilomakkeet yleensä vähintään kuutta viikkoa ennen kokousta. Kokouksiin osallistuva henkilö täyttää rekisteröintilomakkeen ja palauttaa sen lomakkeessa olevien ohjeiden mukaisesti SESKOn toimistoon, joka huolehtii asiantuntijan ilmoittamisesta kokoukseen.
Komiteakokouksiin voidaan ilmoittaa enintään neljä suomalaista asiantuntijaa.
Kokousosallistuja hoitaa itse matkaan liittyvät järjestelyt. Yleensä kokouksiin voi osallistua myös etänä Zoom-järjestelmällä.
Kokousosallistuja käy läpi kokouksessa käsiteltävät asiat ja hankkii niitä koskevat evästykset esimerkiksi SK-komitean kokouksessa. SK-kokouksissa käsitellään tulevien kokousten asioita ja kokouksissa voidaan myös päättää, kuka on Suomen päädelegaatti, jos kokousosallistujia on enemmän kuin yksi.
IEC-/CENELEC-komitean kokouksissa osallistuja toimii Suomen edustajana (ei yrityksen).
Komiteakokouksia varten voi hakea TEMin matka-avustusta hyvissä ajoin ennen kokousta. Matka-avustusohjeet
Komiteakokouksista on tehtävä matkaraportti ja se on lähetettävä SESKOn toimistoon kuukauden kuluessa kokouksesta. Jos kokoukseen osallistuu useampia suomalaisia, on heidän sovittava, kuka laatii raportin.
SK-komitean seuraavassa kokouksessa käsitellään matkaraportin pohjalta kokouksessa esille tulleet asiat.
IEC:n ja CENELECin työryhmäkokoukset
Työryhmä- (WG), projekti- (PT) ja ylläpitoryhmien (MT) kokouksiin voivat osallistua vain WG-/PT-/MT-ryhmiin nimetyt jäsenet. Tämä koskee myös CENELECin BTTF- ja BTWG-ryhmiä.
SESKOn toimisto nimittää asiantuntijan näihin ryhmiin.
Ryhmän kokoonkutsuja (convenor) toimittaa kokouskutsut ja muut kokousdokumentit pelkästään ryhmään nimetyille jäsenille joko sähköpostilla tai Collaboration Platform -järjestelmän kautta. Kokouksiin ilmoittautuminen tapahtuu ryhmän kokoonkutsujan ohjeiden mukaisesti. SESKOn toimistolla ei ole tietoa WG-/PT-MT-kokouksista eikä niiden materiaaleja.
Asiantuntija voi osallistua oman ryhmänsä kokouksiin mahdollisuuksiensa mukaan.
Työryhmä- (WG), projekti- (PT) ja ylläpitoryhmien (MT) kokouksia varten voi hakea TEMin matka-avustusta vain silloin, kun työryhmän kokouksen lisäksi osallistuu komiteakokoukseen saman matkan aikana. Matka-avustusohjeet
Kokouksen osallistujat toimivat alansa asiantuntijoina, eivät maansa edustajina.
Kokousosallistumisista olisi hyvä tehdä kokousseloste, jota voidaan käsitellä kansallisen komitean kokoouksessa tai seurantaryhmässä. Ohjeita kokousselosteen laadinnasta löytyy tästä ohjeeta. Jos osallistuja on saanut matka-avustusta kokousosallistumista varten, kokousselosteen tekeminen on pakollista.